Praktikprojekt gav smart lösning på ärendehantering

Ett nytt AI-verktyg hjälper ByggVesta att tolka felanmälningar i fritext och identifiera mönster. Det ger företaget bättre koll på återkommande ärenden och skapar underlag för förebyggande åtgärder.

Hur kan vi bättre förstå våra hyresgästers behov, identifiera återkommande problem och sätta in rätt åtgärder, helst innan något går sönder? För Otto, masterstudent i IT och Management vid Linköpings universitet, blev det här den centrala frågan under hans praktik på ByggVestas huvudkontor.

Otto, som till vardags bor i ByggVestas studentbostadsområde Colonia i Linköping och dessutom är områdesansvarig där sedan våren 2024, valde att genomföra sin praktik som en del av sin masterutbildning hos oss på ByggVesta. Under tre intensiva månader har han arbetat med ett skarpt uppdrag: att utveckla ett system för att analysera serviceärenden.

– Det var kul att få ett eget ansvar och att jobba med ett verkligt problem. Det känns meningsfullt, säger Otto.

Serviceärenden som anmäls av hyresgästerna till ByggVesta skrivs ofta i fritext, vilket gör det svårt att systematiskt få ut användbar data för analys. Ottos system tar avstamp i just det, dvs. att omvandla ostrukturerad information till strukturerad kunskap. Genom att använda AI har han byggt ett verktyg som automatiskt analyserar och kategoriserar anmälningarna utifrån nyckelord.

– Systemet identifierar vanliga problemområden, som till exempel belysning eller ventilation. Serviceärenden som inte kan kategoriseras av det första steget analyseras med hjälp av ChatGPT för att ytterligare förfina och förstå innehållet. ChatGPT används också för att skapa en sammanfattande text om respektive kategori. Det gör det lättare att se mönster över tid och plats, förklarar Otto

Resultatet av AI-analysen blir en excelfil med taggade ärenden, ursprungstext och de sammanfattande texterna från ChatGPT. Denna fil laddas in i Power BI där både helhetsbild och detaljer kan visualiseras.

Med modellen får verksamheten inte bara kategorisering och summering av ärendetyper, utan en helt ny typ av överblick. Den möjliggör snabba analyser och tydliga slutsatser kring var och när resurser bör fokuseras för att förebygga problem. På så sätt kan boendemiljön stärkas för hyresgästerna och driftkostnaderna minska genom mer proaktivt arbete.

För Otto har praktiken inneburit både frihet och utmaning.
– Uppgiften var ganska odefinierad från början, vilket var en utmaning, men det var också det som gjorde det roligt. Jag har fått använda både min förmåga att strukturera och mina tekniska kunskaper, som programmering i Python och lite frontend som CSS, säger han.

Projektet är ett exempel på hur ny teknik och ungas idéer kan bidra till innovation i fastighetsbranschen. Och på hur vi som företag kan bli ännu bättre på att lyssna, inte bara på våra hyresgästers röster, utan också på deras fritext.

Med hjälp av AI har vi fått ett verktyg som gör det möjligt att analysera serviceärenden, se trender över tid och fatta snabbare och mer träffsäkra beslut i vår fastighetsförvaltning.

ByggVestas koncept för studentbostäder handlar om att skapa förutsättningar för unga att växa. Här blev det också ett sätt för oss att utvecklas tillsammans med nästa generations kompetens.

Andreas Siltberg, Förvaltningschef avslutar: